Pandoras Box der Digitalisierung – Wie falsche Erwartungen Budgets sprengen

Während die digitalen Ambitionen steigen, stehen sie einem harten Marktumfeld gegenüber: Margen schrumpfen, der Kostendruck wächst, Budgets werden straffer geschnürt. Genau in diesem Moment fällt die Entscheidung: Wir müssen digitalisieren.

Was dann folgt, kennen viele aus eigener Erfahrung. Ein einzelnes Projekt – etwa die Ablösung eines veralteten Systems – stösst eine ganze Kette von Folgeinitiativen an. Wenn wir schon daran arbeiten, könnten wir doch auch die Cloud-Strategie vorziehen. Wenn wir schon migrieren, lohnt sich vielleicht die Einführung agiler Entwicklung. Gleichzeitig wäre jetzt ein guter Moment für erste Automatisierungsschritte. Und was ist eigentlich mit KI?

Was ursprünglich als sauber fokussiertes Projekt geplant war, weitet sich aus. Der Scope wird grösser, die Interessen vielfältiger, die technischen Abhängigkeiten zahlreicher. Die Komplexität nimmt zu – und damit auch die Unsicherheit bei Budget, Ressourcen und Prioritäten.

Der unsichtbare Zielkonflikt

Diese Entwicklung wäre beherrschbar, gäbe es nicht ein strukturelles Problem: Digitalisierung trifft in vielen Unternehmen auf widersprüchliche Zielvorgaben.

Einerseits steht der Wille zur Transformation im Raum: schneller, moderner, automatisierter. Andererseits herrscht der Anspruch, dabei keine zusätzlichen Kosten zu verursachen. Oder noch anspruchsvoller: gleichzeitig die IT-Betriebskosten zu senken.

So entstehen Spannungsfelder wie diese:

• Die IT soll modernisieren – aber bitte mit gleichbleibendem Personalbestand.

• Prozesse sollen automatisiert werden – aber es darf keine Lizenzkosten geben.

• Cloud-Modelle sollen eingeführt werden – allerdings ohne langfristige Bindung.

• Die Kundenerfahrung soll digitaler werden – ohne dass sich an der Systemlandschaft etwas ändert.

Solche Zielkonflikte führen dazu, dass Projekte entweder überladen oder unterfinanziert gestartet werden. Beides ist gefährlich – und teuer.

Die verborgenen Kosten

Viele Business Cases rund um Digitalisierung wirken auf den ersten Blick schlüssig. Automatisierung reduziert den Aufwand, neue Tools beschleunigen Prozesse, Cloud-Infrastrukturen sorgen für Flexibilität. Der erwartete ROI lässt sich in hübsche Tabellen giessen.

Was fehlt: die langfristige Perspektive.

Denn jedes neue System verursacht Betriebskosten. Jede Schnittstelle muss gepflegt werden. Jeder automatisierte Prozess braucht Monitoring, Updates und gelegentlich menschliches Eingreifen. Hinzu kommt der Aufwand für Schulungen, Support und organisatorische Anpassungen.

In der Realität zeigen sich oft auch, dass FTE Einsparungen welche in den Business Cases als der grosse Benefit dargestellt werden, in den seltesten Fällen auch wirklich realisiert werden.

Diese Kosten tauchen selten in der ursprünglichen Kalkulation auf. Sie erscheinen später – in Form von überlasteten Betriebsteams, zusätzlichen Verträgen, technischem Wildwuchs. Gleichzeitig bleiben die erhofften Einsparungen aus. Denn Mitarbeitende, die durch Automatisierung entlastet werden, verschwinden nicht aus dem Unternehmen – sie übernehmen andere Aufgaben, für die vorher keine Zeit war. Die Arbeitslast verlagert sich, sie verschwindet nicht.

Wenn Digitalisierung entgleist

Was als digitaler Fortschritt gedacht war, wird zur organisatorischen Belastungsprobe. Das IT-Team kämpft mit dem Spagat zwischen Umsetzung und Betrieb. Fachabteilungen fühlen sich überfordert. Entscheidungen werden reaktiv statt strategisch getroffen. Und der finanzielle Rahmen? Ist längst überschritten.

Spätestens hier zeigt sich, was viele unterschätzen: Digitalisierung ist nicht nur Technik – sie ist ein struktureller Eingriff ins Unternehmen. Und sie braucht Ressourcen, Klarheit und Priorisierung.

Wie man die Büchse wieder schliesst

Wer nicht will, dass die Digitalisierung zur Pandoras Box wird, braucht einen Gegenentwurf – einen pragmatischen, wirtschaftlich tragfähigen Ansatz.

Dazu gehören:

• Strategische Fokussierung: Nicht alles auf einmal. Was bringt kurzfristig Wirkung? Was ist langfristig zwingend? Was kann warten?

• Ehrliche Business Cases: Inklusive Betrieb, Pflege, Change-Aufwand und spätere Skalierung.

• Frühe Einbindung der Finanzverantwortlichen: Nicht als Budgetwächter:innen, sondern als Mitgestaltende der Rahmenbedingungen.

• Aktive Führung: Digitalisierung muss gesteuert werden. Sonst wird sie zur Summe unkoordinierter Einzelinitiativen.

Fazit: Disziplin schlägt Wunschliste

Digitalisierung ist kein Wunschkonzert. Und kein Sparpaket. Sie ist eine unternehmerische Entscheidung mit betriebswirtschaftlichen Konsequenzen. Wer falsche Erwartungen nährt – ob bewusst oder unbewusst – riskiert nicht nur Budgetüberschreitungen, sondern auch Vertrauensverlust und strategische Sackgassen.

Die gute Nachricht: Die Box lässt sich bändigen. Mit Klarheit. Mit Prioritäten. Und mit der Bereitschaft, nicht jede Idee gleich umzusetzen.

Denn Digitalisierung ist kein „Mehr für weniger“. Sondern ein „Mehr, das richtig geplant werden will“.